Política de Privacidad y Aviso de Privacidad Integral

1. Identidad y domicilio del responsable

Doctoranytime Mexico ("Doctoranytime"), con RFC DME1908123J2 y domicilio en la Calle Iglesia 2-Torre E Desp. 1203, Tizapán San Ángel, Loreto y Campamento, Álvaro Obregón, 01090 Ciudad de México, CDMX, es el responsable del tratamiento de sus datos personales y opera la plataforma digital de salud disponible en doctoranytime.mx y en los demás medios digitales que administra, orientada al mercado de México. Al usar la plataforma, el titular declara conocer y aceptar este Aviso de Privacidad.

Esta Política y Aviso de Privacidad explica cómo Doctoranytime recaba, usa, protege y transfiere los datos personales de las personas que utilizan la plataforma en México, ya sean pacientes o usuarios que buscan y agendan citas, o profesionales de la salud que ofrecen sus servicios.

2. Marco legal

Esta política se rige por el marco mexicano aplicable a los datos personales en posesión de los particulares, en particular:

• Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares (LFPDPPP), vigente, publicada en el Diario Oficial de la Federación el 20 de marzo de 2025, y su normativa secundaria. La autoridad competente es la Secretaría Anticorrupción y Buen Gobierno del Gobierno Federal.
• Ley General de Salud y la NOM-004-SSA3-2012 (del expediente clínico), en cuanto a la confidencialidad de la información de salud.
• Código de Comercio, en materia de comercio electrónico (artículos 89 y siguientes): otorga validez a los mensajes de datos y a la firma electrónica, base del consentimiento otorgado por medios electrónicos.

3. Definiciones

3.1 Datos personales. Cualquier información concerniente a una persona física identificada o identificable.

3.2 Datos personales sensibles. Aquellos que afecten a la esfera más íntima del titular o cuya utilización indebida pueda dar origen a discriminación o conlleve un riesgo grave para este, incluidos los datos relativos a la salud. Reciben protección reforzada.

3.3 Titular. La persona física a quien corresponden los datos personales (el paciente, el usuario o el profesional de la salud).

3.4 Responsable. Quien decide sobre el tratamiento de los datos personales (Doctoranytime, en los términos de la sección 7).

3.5 Encargado. Quien trata datos personales por cuenta del responsable.

3.6 Tratamiento. La obtención, uso, divulgación o almacenamiento de datos personales por cualquier medio, así como su acceso, manejo, aprovechamiento, transferencia o disposición.

4. Qué datos tratamos

4.1 De pacientes y usuarios. Datos de identificación y contacto (nombre, correo, teléfono), datos de la cuenta y datos necesarios para gestionar y confirmar citas con los profesionales.

4.2 De profesionales de la salud. Datos de identificación (nombre, RFC, cédula profesional), correo, credenciales académicas, datos de perfil profesional, disponibilidad, servicios y tarifas.

4.3 Datos de uso. Información técnica de navegación y uso de la plataforma, obtenida mediante cookies y tecnologías similares.

4.4 Datos de salud ingresados por el profesional. La información que el profesional registra sobre sus pacientes en la carpeta de pacientes, incluido el campo de diagnóstico y los archivos que adjunte. Esta información recibe el tratamiento especial descrito en la sección 6.

4.5 Pacientes cargados por el profesional. Los datos de pacientes que el profesional carga en la plataforma desde su propia base. Doctoranytime los trata únicamente por cuenta del profesional (como encargado), para la gestión de citas y comunicaciones operativas del profesional, y no los usa para finalidades propias. El profesional declara contar con el consentimiento o la base legal necesaria de sus pacientes para cargarlos y tratarlos en la plataforma, y es el único responsable frente a ellos.

4.6 Dos categorías de pacientes. Conviene distinguir dos situaciones: los pacientes que se registran o inician sesión directamente en Doctoranytime, respecto de quienes Doctoranytime mantiene una relación directa y actúa como responsable; y los pacientes que el profesional carga desde su propia base, respecto de quienes el responsable es el profesional y Doctoranytime actúa solo como encargado. Los derechos y las comunicaciones se rigen según esta distinción.

4.7 Grabación y resumen de videoconsultas (funcionalidad opcional). Cuando el paciente y el profesional activan de forma expresa la funcionalidad descrita en los Términos y Condiciones, se trata el audio de la videoconsulta y la transcripción y el resumen generados automáticamente a partir de él. Esta información es dato personal sensible y recibe el tratamiento especial descrito en la sección 6.

5. Finalidades del tratamiento

5.1 Finalidades primarias. Permitir la búsqueda de profesionales y el agendamiento de citas; habilitar el perfil y la visibilidad del profesional; enviar confirmaciones, recordatorios y notificaciones; operar y dar soporte a la plataforma; y facturar la membresía del profesional. Estas finalidades son necesarias para la relación entre el titular y Doctoranytime.

5.2 Finalidades secundarias. Con el consentimiento del titular, enviar comunicaciones de marketing, promociones y encuestas, y elaborar analítica de mejora. El titular puede negarse a estas finalidades sin que ello afecte la prestación del servicio, a través de los canales de la sección 15. Entre las finalidades secundarias se incluye la grabación de la videoconsulta y la generación automática de su transcripción y resumen, descrita en la sección 6.4, que requiere el consentimiento expreso y por escrito del titular y cuyo rechazo no afecta la prestación del servicio.

5.3 Consentimiento para datos sensibles. El tratamiento de datos personales sensibles, como los de salud, requiere el consentimiento expreso y por escrito del titular, otorgado a través de firma autógrafa, firma electrónica o el mecanismo de autenticación que la plataforma habilite, y se limita a las finalidades autorizadas.

5.4 Tratamiento automatizado y decisiones automatizadas. Doctoranytime no adopta decisiones que produzcan efectos jurídicos sobre el titular o que lo afecten de manera significativa basadas únicamente en el tratamiento automatizado de sus datos. La transcripción y el resumen automático de la videoconsulta descritos en la sección 6.4 constituyen un tratamiento automatizado de apoyo a la documentación del profesional: no producen por sí mismos decisión alguna sobre el titular y no sustituyen la valoración del profesional de la salud, quien revisa y valida su contenido.

6. Datos de salud: tratamiento especial

Cifrado y ausencia de acceso. La información clínica que el profesional ingresa en la carpeta de pacientes, incluidos el campo de diagnóstico y los archivos adjuntos, se almacena cifrada. Doctoranytime, incluido su personal técnico, no puede ver, acceder ni ingresar a dicha información. El profesional es el único responsable y controlador de esos datos. Esta ausencia de acceso se refiere a la carpeta de pacientes; a la funcionalidad opcional de grabación y resumen se aplica lo previsto en la sección 6.4.

6.1 Consentimiento expreso. Los datos de salud son datos personales sensibles y su tratamiento requiere el consentimiento expreso del titular, limitado a las finalidades autorizadas.

6.2 La carpeta de pacientes no es expediente clínico. La carpeta de pacientes es una herramienta de gestión y no constituye un expediente clínico en los términos de la NOM-004-SSA3-2012. La integración, manejo, confidencialidad y conservación del expediente clínico corresponde exclusivamente al profesional de la salud.

6.3 Responsabilidad del profesional. Respecto de los datos clínicos de sus pacientes, el profesional actúa como responsable del tratamiento y debe cumplir el deber de secreto profesional y la normativa de privacidad aplicable. Doctoranytime, al no poder acceder a ese contenido cifrado, no responde por él.

6.4 Grabación de la consulta y resumen asistido por inteligencia artificial.

Qué se trata. El audio de la videoconsulta y la transcripción y el resumen que se generan automáticamente a partir de él.

Cuándo. Únicamente cuando el paciente y el profesional de la salud otorgan, antes de iniciar y para esa consulta, su consentimiento expreso y por escrito. La grabación no está activada por defecto. La negativa a consentir no impide realizar la videoconsulta ni condiciona el acceso al servicio, y el consentimiento puede revocarse en cualquier momento, sin efecto retroactivo.

Base y finalidad. Consentimiento expreso y por escrito del titular, otorgado mediante el mecanismo de autenticación de la plataforma, para el tratamiento de datos personales sensibles. La finalidad es asistir al profesional de la salud en la documentación de la consulta y es una finalidad secundaria y opcional: el titular puede negarse sin que ello afecte la prestación del servicio. No se usa para ninguna otra finalidad, ni para entrenar modelos de inteligencia artificial propios o de terceros, ni para marketing, perfilamiento o analítica sobre pacientes.

Cómo se procesa y con quién. El proceso es automatizado y se apoya en encargados del tratamiento especializados: un proveedor de comunicaciones en la nube que presta la videollamada y genera el archivo de audio, un servicio de transcripción automática y un proveedor de modelos de lenguaje que genera el resumen. Una vez generado el resumen, el audio y la transcripción se eliminan automáticamente.

Quién accede. El resumen está disponible únicamente para el profesional de la salud tratante, dentro de la cita a la que corresponde. El paciente puede solicitar una copia del resumen o su eliminación por los canales de la sección 15. Personal técnico autorizado de Doctoranytime puede acceder de forma excepcional y restringida con fines de soporte y corrección de fallas, bajo privilegios mínimos, deber de confidencialidad y registro de accesos.

Roles. Respecto de este contenido, el profesional de la salud es el responsable del tratamiento y Doctoranytime actúa como encargado, por cuenta y bajo instrucciones del profesional.

Dónde se procesa. El procesamiento y el almacenamiento se realizan fuera de México, en infraestructura de los proveedores ubicada en la Unión Europea y en los Estados Unidos de América. Aplica lo previsto en la sección 10 sobre transferencias.

Conservación. El audio y la transcripción se eliminan automáticamente al generarse el resumen. El resumen se conserva mientras la cita a la que corresponde permanezca en la cuenta del profesional de la salud y, a más tardar, hasta la terminación de esa cuenta, y luego se elimina de forma segura. Las copias técnicas de soporte se conservan por un máximo de treinta (30) días. La eliminación anticipada puede solicitarse por el canal de la sección 15.

Seguridad. Cifrado en tránsito y en reposo, controles de acceso y registro de accesos.

Derechos. El titular puede ejercer sus derechos ARCO sobre estos datos y revocar su consentimiento por los canales de la sección 15. Cuando el responsable sea el profesional de la salud, Doctoranytime traslada la solicitud y colabora con él.

7. Roles: responsable y encargado

El papel de Doctoranytime cambia según el dato:

• Datos de cuenta, perfil y gestión de citas: Doctoranytime actúa como responsable del tratamiento.
• Datos que trata por cuenta del profesional para operar la plataforma: Doctoranytime actúa como encargado, siguiendo las instrucciones del profesional.
• Información clínica de la carpeta de pacientes: el profesional es el responsable; Doctoranytime no accede a ese contenido cifrado.
• Grabación, transcripción y resumen de la videoconsulta (sección 6.4): el profesional es el responsable; Doctoranytime actúa como encargado.
• Base de pacientes cargada por el profesional: el profesional es el responsable; Doctoranytime la trata como encargado y no la usa para finalidades propias, incluido el marketing.

8. No comercializamos datos

Doctoranytime no vende, renta ni comercializa los datos personales ni los datos sensibles de sus usuarios y profesionales. No los transfiere a terceros sin el consentimiento del titular, salvo los supuestos que la ley exceptúa del consentimiento o por requerimiento de autoridad competente.

9. Con quién compartimos datos

9.1 Proveedores y encargados. Doctoranytime puede apoyarse en proveedores tercerizados para funciones técnicas, de pago, de comunicación o analíticas. Estos tratan los datos por cuenta de Doctoranytime, como encargados, bajo obligaciones de confidencialidad y seguridad, y solo para las finalidades autorizadas.

9.2 Videoconsulta. La videoconsulta se presta a través de la plataforma con el apoyo de proveedores tecnológicos especializados que actúan como encargados del tratamiento, sujetos a obligaciones contractuales de confidencialidad y seguridad. La comunicación se transmite cifrada y Doctoranytime no accede, no visualiza ni escucha el contenido de la consulta, salvo que el paciente y el profesional activen expresamente la funcionalidad de grabación y resumen descrita en la sección 6.4, y salvo los accesos técnicos restringidos allí descritos. Cuando la funcionalidad se activa, el contenido se procesa por medios automatizados y solo se comunica a los proveedores estrictamente necesarios para prestarla.

9.3 Autoridades. Doctoranytime puede compartir datos cuando lo exija una ley o una autoridad competente.

10. Transferencias de datos

Doctoranytime puede transferir o remitir datos personales a proveedores de servicios o a sociedades de su grupo, incluso ubicados fuera de México, en particular en la Unión Europea y en los Estados Unidos de América, para cumplir las finalidades descritas. Estas transferencias se realizan en los supuestos y con las garantías que permite la LFPDPPP; las transferencias que requieran consentimiento se informan y recaban conforme a este Aviso de Privacidad. El titular puede oponerse o limitar dichas transferencias en los términos de la sección 13.

11. Seguridad de la información

Doctoranytime implementa medidas de seguridad administrativas, técnicas y físicas adecuadas para proteger los datos contra el daño, la pérdida, la alteración, la destrucción o el acceso no autorizado, incluyendo el cifrado de la información clínica de la carpeta de pacientes, el cifrado en tránsito y en reposo del contenido de las videoconsultas y de los datos generados por la funcionalidad descrita en la sección 6.4, controles de acceso y registros de actividad. Ninguna medida de seguridad es infalible; Doctoranytime trabaja de forma continua para mantener y mejorar sus controles.

En caso de una vulneración de seguridad que afecte de forma significativa los derechos patrimoniales o morales de los titulares, Doctoranytime lo informará a los titulares afectados conforme a la normativa aplicable, para que puedan tomar las medidas correspondientes.

12. Conservación de los datos

Doctoranytime conserva los datos personales por el tiempo razonablemente necesario para cumplir las finalidades descritas y las obligaciones legales y contractuales aplicables. Cuando dejan de ser necesarios, se cancelan o suprimen de forma segura, salvo que la ley exija conservarlos por más tiempo. Los plazos específicos de conservación de la grabación, la transcripción y el resumen generados por la funcionalidad descrita en la sección 6.4 constan en esa sección.

13. Derechos ARCO y medios para ejercerlos

El titular puede ejercer, en cualquier momento, sus derechos de Acceso, Rectificación, Cancelación y Oposición (ARCO), así como revocar el consentimiento otorgado y limitar el uso o divulgación de sus datos:

• Acceso: conocer qué datos personales tiene Doctoranytime y las condiciones de su tratamiento.
• Rectificación: corregir datos inexactos o incompletos.
• Cancelación: solicitar la eliminación de sus datos cuando proceda.
• Oposición: oponerse al tratamiento para fines específicos.
• Revocación del consentimiento y limitación del uso o divulgación de sus datos.

Cómo ejercerlos: mediante solicitud al correo de la sección 15, indicando el derecho que desea ejercer y acompañando la información y documentación que acredite su identidad o la representación legal correspondiente. Doctoranytime responderá en los plazos que establece la LFPDPPP. Si el titular considera que su derecho fue vulnerado, puede acudir a la autoridad competente en materia de protección de datos personales.

Pacientes cargados por el profesional: el paciente que no tenga cuenta propia en Doctoranytime y cuyos datos hayan sido cargados por el profesional ejerce sus derechos ante el profesional, que es el responsable. Doctoranytime, como encargado, colabora y traslada la solicitud al profesional.

14. Cookies, marketing y menores de edad

14.1 Cookies. La plataforma usa cookies y tecnologías similares para funcionar y mejorar la experiencia de uso. El detalle consta en la Política de Cookies del sitio, donde el usuario puede gestionar sus preferencias.

14.2 Marketing. El uso de datos con fines de marketing se realiza conforme a este Aviso; el titular puede negarse o darse de baja en cualquier momento mediante mecanismos sencillos.

14.3 Marketing anclado al registro del paciente. Doctoranytime solo dirige comunicaciones de marketing propias a los pacientes que se hayan registrado o iniciado sesión en Doctoranytime y hayan otorgado su consentimiento. Los pacientes que el profesional carga desde su propia base no reciben comunicaciones de marketing de Doctoranytime por el solo hecho de esa carga; para ello es necesario que el propio paciente establezca su registro o inicio de sesión en la plataforma y consienta. Las comunicaciones operativas, como confirmaciones y recordatorios de cita, son distintas del marketing y se envían por cuenta del profesional.

14.4 Menores de edad. Cuando la atención involucre a menores de edad, sus datos son tratados bajo la responsabilidad de quienes ejerzan la patria potestad o representación legal y del profesional de la salud correspondiente, privilegiando el interés superior de la niñez.

15. Contacto para temas de datos

Para ejercer sus derechos ARCO o realizar consultas sobre este Aviso, el titular puede escribir a Doctoranytime al correo [email protected]. Este canal atiende las solicitudes en materia de datos personales, sin perjuicio de los derechos e instancias que la ley mexicana reconozca al titular ante la autoridad competente.

16. Cambios al Aviso de Privacidad

Doctoranytime puede actualizar este Aviso de Privacidad. Procedimiento y medio de comunicación de cambios: Doctoranytime publicará la versión vigente en doctoranytime.mx y en la plataforma, indicando su fecha efectiva, y comunicará los cambios a los titulares mediante un aviso dentro de la plataforma y, cuando cuente con su correo electrónico, mediante correo electrónico dirigido a la dirección registrada en su cuenta. Cuando el cambio sea sustancial, en particular si amplía las finalidades del tratamiento o incorpora el tratamiento de datos personales sensibles, Doctoranytime recabará el consentimiento expreso del titular antes de aplicarlo. El titular puede consultar en cualquier momento la versión vigente y su fecha efectiva en la dirección indicada.